Офіс-менеджер виконує адміністративні, господарські та маркетингові функції. Головне завдання співробітника – забезпечення сприятливого середовища в колективі. Основна складність роботи полягає у величезній кількості інформації, яку потрібно своєчасно обробити і структурувати.
Особливості професії
Вакансія «Офіс-менеджер» відкрита в маленьких і великих компаніях. Такі працівники відповідають за безперебійну роботу офісу, виконуючи дрібну, але важливу роботу. Обов’язки фахівця різноманітні:
- Закупівля товарів (канцелярія, побутова хімія, напої та ін.).
- Контроль чистоти у приміщенні.
- Ведення табеля обліку робочого часу.
- Оформлення перепусток, підготовка ділових зустрічей.
- Перевірка роботи техніки і виклик фахівців для її обслуговування (ремонт, заміна комплектуючих).
- Облік грошових коштів, які йдуть на потреби офісу.
- Адміністративно-господарська робота.
- Прийом і реєстрація пошти, її розподіл.
- Зустріч гостей.
- Відповідь на дзвінки.
- Організація свят, закупівля подарунків, зберігання даних щодо співробітників.
- Робота з документами.
Перелік обов’язків залежить від рівня компанії, в якій офіс-менеджер працює. Іноді робота може бути пов’язана тільки з прийомом дзвінків/кореспонденції, в інших випадках співробітник виконує всі вищезазначені обов’язки і дрібні прохання керівництва.
Місце роботи
Щоб дізнатися про всі вакансії на посаду офіс-менеджера, достатньо відвідати сайт з пошуку роботи, обрати потрібний варіант і надіслати резюме. Спеціаліст може працевлаштуватися на підприємство, у дрібні і великі організації, які потребують обліку документації, прийому/відправлення кореспонденції і зустрічі гостей. Головна вимога – розуміння специфіки роботи, яку виконують співробітники компанії.
Офіс-менеджер – представник, який вміє працювати з людьми, бути ввічливим і має гарне виховання. Беззаперечна перевага – знання основ психології.
Плюси:
- різноманітна, цікава і нескладна робота;
- відсутність складнощів з працевлаштуванням;
- непоганий кар’єрний старт для студентів і випускників, які хочуть отримати адміністративний досвід і запис у трудовій книжці;
- пристойна заробітна платня у досвідчених фахівців.
Мінуси:
- мінімальний рівень фінансової винагороди для новачків;
- висока відповідальність і багато обов’язків;
- ймовірність виконання особистих прохань від керівництва, окрім основних робочих вимог.
Представники цієї професії повинні бути тактовними і відповідальними, адже саме вони координують адміністративну роботу офісу.
Навчання на офіс-менеджера
Професію обирають і студенти, і досвідчені професіонали, що обумовлено великою кількістю вакантних місць. Якщо фахівець бажає отримувати вищу зарплатню, то повинен пройти навчальний курс за фахом «Офіс-менеджер» чи «Діловодство».
До спеціаліста висуваються мінімальні вимоги: бездоганна грамотність, вміння працювати на ПК і з офісною технікою (принтер, факс), вітається досвід роботи.
Керівники віддають перевагу особам, які мають гуманітарну освіту – журналістам, педагогам, архівним працівникам, філологам.
